CALENDARIO O CRONOCRAMA PARA UN PROYECTO DE INTERVENCIÓN
¿Qué es un cronograma de actividades?
De esta forma, gracias al cronograma de actividades el gestor de proyectos y sus integrantes podrán comprobar qué tareas faltan por hacer, el orden en que deben realizarse e, incluso, quién debe hacerlas.
¿Para qué sirve un cronograma de actividades?
Los beneficios de gestionar proyectos con cronogramas de actividades son múltiples. Por una parte, podrás ver una hoja de ruta del proyecto completa. Además, como todos los miembros del equipo tendrán acceso al cronograma de actividades, tendrán claro el objetivo que se quiere alcanzar y las tareas que hay que terminar. Asimismo, con un cronograma de actividades podrás detectar rápidamente los problemas que surjan como retrasos en las entregas, cuellos de botella o si, por ejemplo, los recursos necesarios planteados al inicio resultan a mitad de camino insuficientes.
Por último, un cronograma de actividades es una representación gráfica dinámica. Al contrario de los hojas de excel, en las que modificar entregas de tareas interdependientes resulta muy complejo, un cronograma de actividades permite cambiar cualquier aspecto de la hoja de ruta de forma rápida. Además, cualquier cambio se actualiza automáticamente para todos los miembros del equipo en tiempo real.
Tipos de cronogramas de actividades
Existen diversos tipos de cronogramas de actividades en función de las distintas formas de visualizar las tareas y del objetivo y uso que se quiere dar al cronograma de actividades. Piensa primero en qué tipo de proyecto vas a trabajar para poder elegir el cronograma de actividades que mejor se adecúa a tu proyecto.
Diagrama de Gantt
Diagram de Pert
El acrónimo PERT significa Program Evaluation and Review Technique, que traducido es Técnica de revisión y evaluación de programas. Un diagrama de pert es un tipo de cronograma de actividades muy útil para visualizar de forma rápida proyectos complejos con tareas interdependientes, es decir, tareas que dependen de que otra anterior se finalice para poderse llevar a cabo.
Un diagrama de Pert es útil para determinar la ruta crítica o camino crítico de un proyecto, evaluar los recursos y calcular el tiempo estimado de manera sencilla.
Cronograma de actividades de trabajo
Los cronogramas de trabajo son especialmente útiles en project management para organizar el tiempo de trabajo del equipo. Al utilizar un cronograma de trabajo podrás conocer mejor la disponibilidad de tiempo de los miembros del equipo. En función del tipo de horario que realice el equipo, puede haber cronogramas de trabajo de horario completo y cronogramas de actividades de trabajo de horario flexible o incluso rotatorio.
Cronograma de hitos
Un diagrama de hitos es un gráfico horizontal que representa las etapas más importantes del proyecto. Cada hito representa un punto de control, es decir, el momento en el que se da por finalizada una fase o una actividad relevante para el proyecto.
A los pasos habituales para la creación de un cronograma de actividades solo tendrás que añadir la creación del listado de hitos.
Cómo hacer un cronograma de actividades de un proyecto con un ejemplo
Hacer un cronograma de actividades con un programa de gestión de proyectos facilitará el trabajo del project manager ya que es muy fácil de configurar, se pueden añadir fases o hitos de forma sencilla, se puede compartir fácilmente con el equipo de trabajo y podrás vincular otras tareas de forma ágil. Te explicamos paso a paso cómo crear un cronograma de actividades:
1. Crea un brief del proyecto
El primer paso para la creación de un cronograma de actividades es la realización de un brief. Para mantener alineados a todos los participantes con respecto al plan, todo proyecto debe comenzar con un brief del proyecto Sirve como hoja de ruta y es una forma de explicar el propósito, los objetivos, los hitos y la visión del proyecto en general. A continuación, te mostramos algunas de las preguntas que debe responder tu brief de proyecto:
¿Cuáles son los objetivos de tu proyecto, tanto internos como externos?
¿Qué participantes internos y externos forman parte del proyecto? ¿Cuáles son sus roles?
¿Cuál es el marco de tiempo establecido para el proyecto?
¿Cuáles son los hitos clave del proyecto?
2. Haz una lista de tus tareas pendientes
Para que el cronograma de actividades de tu proyecto sea perfecto, deberás crear una lista de todo lo que necesitas que suceda durante el proceso de planificación del proyecto, ya sea un informe o un evento. Piensa a lo grande, pero también en los detalles. En esta lista deben estar todas las tareas que te sirvan de ayuda para finalizar el proyecto a tiempo y según lo presupuestado.
En este momento, no te preocupes demasiado por el orden de los pasos ni para cuándo necesites que estén listos. Nos ocuparemos de eso más adelante.
Por ejemplo, el desglose de nuestra cena de agradecimiento para clientes puede parecerse a lo siguiente:
Escribir un plan del evento
Finalizar el presupuesto
Confirmar el sitio del evento
Elegir el catering
Elegir la temática del evento
Diseñar conceptos creativos para el evento
Preparar una página para confirmar las asistencias
Enviar invitaciones
Publicitar el evento
Hacer el pedido del material promocional
Probar audio y video
Terminar las presentaciones
Preparar todo el material publicitario y promocional para el evento
Día dedicado a la lista de verificación
Separa los pasos que lleven más tiempo o que sean más complejos en subtareas más pequeñas y fáciles de procesar. No solo te ayudará a entender el verdadero alcance de un paso, sino que además te ayudará a asegurarte de no olvidar ningún mínimo detalle y a que ocuparte de ellos sea aun más simple.
En nuestro evento de ejemplo de cronograma de actividades, para que el paso “Elegir el catering” sea menos abrumador, lo dividiríamos en tareas más concretas:
Crear una lista de los posibles proveedores de catering
Obtener los presupuestos de todos los proveedores de catering
Comparar los presupuestos y los menús
Reunirse con los principales seleccionados
Elegir el proveedor del catering
Cerrar el contrato
3. Calcula el tiempo que tomará cada paso
Una vez que cuentes con una lista completa de todos las tareas de tu proyecto, entonces asignarás la cantidad de tiempo que llevará finalizarlos. Es un paso importante para la elaboración posterior del cronograma de actividades. Cuando lo hagas, busca el equilibrio entre darle a tu equipo el tiempo suficiente para que pueda finalizar las tareas y mantenerte dentro del marco global de tiempo. En cuanto sepas cuánto tiempo tomará cada tarea, podrás planificar y ordenar la secuencia de todas las tareas como es debido para crear una hoja de ruta del proyecto, que es lo que finalmente verás en tu cronograma de actividades.
Para seguir con nuestro ejemplo del evento de agradecimiento para clientes, tomemos el paso “Elegir el catering” junto con sus subtareas y estimemos el tiempo que tomará cada tarea en particular.
CONCLUCIÓN
La conclusión de un calendario o cronograma para un proyecto de intervención es crucial para resumir los logros clave y enfatizar su relevancia. Aquí hay algunos pasos que puedes seguir para redactar una conclusión efectiva:
Resumen de los Objetivos Cumplidos: Destaca los objetivos que se han alcanzado durante la implementación del plan. Menciona cómo estos logros contribuyen al éxito general del proyecto.
Recomendaciones Futuras: Proporciona sugerencias para futuros proyectos o investigaciones. ¿Qué aspectos podrían mejorarse? ¿Qué lecciones se pueden aplicar en el futuro?
Limitaciones y Soluciones: Reconoce cualquier limitación o problema que se haya encontrado durante el proyecto. Describe cómo se abordaron estas dificultades y qué aprendizajes se obtuvieron.
Por último, les compartiré un video para reforzar la explicación:
https://youtu.be/sG-SqoYJm5U?si=iefh4ufZYB1aQGBc
Comentarios
Publicar un comentario